Nắm bắt được tính chất, nội dung đặc biệt của hội nghị cũng như quyền lợi và trách nhiệm của đơn vị đăng cai. Đồng chí Nguyễn Viết Cách – Uỷ viên BCH hiệp hội – Giám đốc VQG Xuân Thuỷ đã chỉ đạo các cán bộ của VQG Xuân Thuỷ tích cực chuẩn bị điều kiện mọi mặt cho hội nghị được thành công tốt đẹp.
Hội nghị BCH TW Hiệp hội đã diễn ra vào ngày 12/05/2009 với sự tham dự của trên 20 đại biểu đến từ Văn phòng Hiệp hội TW và các Uỷ viên Ban chấp hành đến từ các VQG và KBTTN trong cả nước. Chủ trì hội nghị là TS. Nguyễn Bá Thụ - Chủ tịch Hiệp hội, cùng các đồng chí trong Ban thường vụ Hiệp hội. Hội nghị đã sơ kết công tác và nêu bật các kết quả mà Hiệp hội đã đạt được trong hai năm 2007-2008; Các kết quả chính đó là: “việc hình thành và đưa vào hoạt động Văn phòng hiệp hội cùng các Chi hội VQG trực thuộc ở các khu vực, đồng thời cũng đã cơ bản định hình nề nếp hoạt động của Hiệp hội từ TW đến cơ sở. Hiệp hội đã tích cực tham gia tư vấn phản biện xã hội, nghiên cứu khoa học, đào tạo, hợp tác quốc tế và tăng cường quản lý nhà nước”. Hiệp hội cũng đã thống nhất thông qua kế hoạch hoạt động của mình đến năm 2010 và dự kiến địa điểm họp mặt cho kỳ tiếp theo (năm 2010) tại VQG Bi đúp-Núi bà, Đà Lạt.
Các đại biểu đến tham dự hội nghị cũng đã có các cuộc trao đổi, học tập kinh nghiệm lẫn nhau về các mô hình quản lý bảo tồn và phát triển bền vững các Khu bảo tồn thiên nhiên của Việt Nam; các mô hình đã được giới thiệu nhiệu như quy hoạch XDCB và phát triển sinh kế cộng đồng bền vững tại VQG Xuân Thuỷ, mô hình quản lý bảo tồn ở VQG Cát Tiên, Núi chúa, Bạch mã và Côn đảo...Cũng trong hội nghị, đồng chí Nguyễn Viết Cách – GĐ VQG Xuân Thuỷ- đã chia sẻ với các đại biểu tham dự hội nghị kinh nghiệm thực hiện một số dự án và mô hình quản lý mà Vườn đã làm được trong thời gian qua, điển hình như mô hình đồng quản lý khai thác Ngao giống và các mô hình sinh kế thay thế kết hợp với bảo tồn thiên nhiên bền vững như: “Du lịch cồng đồng, câu lạc bộ bảo tồn chim, câu lạc bộ trồng nấm, nuôi ong, làm VAC, nuôi trồng thuỷ sản bền vững...” từ các dự án phát triển cộng đồng của các tổ chức quốc tế: CORIN, BIRDLIFE, MCD,...
Hội nghị cũng đã đánh giá cao công tác chuẩn bị và khâu tổ chức hội nghị hết sức chu đáo và chuyên nghiệp của các cán bộ VQG Xuân Thuỷ; Hiệp hội coi đây là một kinh nghiệm quý cho các đơn vị khác tham khảo để thực hiện tốt các hội nghị tiếp theo.
Các đại biểu cũng đã được các cán bộ VQG Xuân Thuỷ hướng dẫn đi tham quan hệ sinh thái đất ngập nước cửa sông ven biển và chiêm ngưỡng các loài chim hoang dã đang sinh sống thanh bình tại đây. Hội nghị đã kết thúc cùng ngày với sự thành công cả về mặt tổ chức và nội dung.